Neue Perspektiven

Wir entwickeln und realisieren moderne Kollaborations-Werkeuge für den gezielten Austausch von Wissen und die effiziente Ad-hoc-Kommunikation - über Abteilungen, Organisationen und Arbeitsorte hinweg. 

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Hier setzen Kollaborations-Lösungen an: Mitarbeiter, Teams und Projektgruppen erhalten eine IT-Plattform, auf der sie Informationen gezielt vermitteln und austauschen können. E-Mails mit aktuellem Projektstatus gehören damit der Vergangenheit an. Selbst Zulieferer, Kunden und andere Partner können eingebunden werden. Das Ergebnis: eine noch enger abgestimmte Projektarbeit zwischen verschiedenen Stellen.

E-Mails filtern und beherrschen

Weltweit nimmt der E-Mail-Austausch rapide zu. Doch nicht nur die schiere Masse der E-Mails raubt wertvolle Aufmerksamkeit. Tücken zeigen sich auch in der Zusammenarbeit von Teams: Häufig sind von einem Dokument verschiedene Versionen im Umlauf, so dass unterschiedliche Informationsstände die Zusammenarbeit erschweren. 

Ein weiteres Problem kann darin bestehen, dass Nachrichten auch an Mitarbeitern geschickt werden, die in einem bestimmten Projekt gar nicht direkt involviert sind. Andere wiederum, die eine Information benötigen, bleiben außen vor. Diese Mitarbeiter müssen sich dann die relevanten Informationen mühsam zusammentragen, um auf den Wissensstand des Teams zu kommen.

Blickfeld Bundeswehr 

Die Schwierigkeit der E-Mail-Kommunikation haben auch Bundeswehr und BWI erkannt. In komplexen Projekten mit verteilen Teams ist eine enge Verzahnung aller Beteiligten unerlässlich. Hier eröffnen moderne Kollaborationswerkzeuge neue Perspektiven.

Bundeswehr und BWI haben in ausgewählten Projekten Kollaborationswerkzeuge eingesetzt und damit eine zentrale Plattform der Zusammenarbeit für alle Projektmitarbeiter geschaffen. Dokumente und andere Inhalte werden nur noch an einer Stelle und für alle Beteiligten sichtbar abgelegt. Die Teammitglieder greifen standortunabhängig auf die jeweils aktuellen Versionen und Wissensstände zu. Zudem können sie sich automatisch über Neuerungen informieren lassen. Die E-Mail-Flut und das Versenden von Nachrichten mit großen Anhängen an einen sich ändernden Verteilerkreis entfallen somit. Dies optimiert den Informationsfluss in den Projekten und verstärkt die effektive Zusammenarbeit. 

Inhalte gezielt abrufen

Dabei können in sogenannten Kollaborationsplattformen weitere Kommunikationsinstrumente integriert werden. Beispielsweise auf dem Prinzip der Online-Enzyklopädie Wikipedia basierende Wikis, um Best Practices zu teilen oder schlicht Protokolle zu bearbeiten. Ein Vorteil: eine schnellere Bearbeitung, da Bemerkungen direkt eingefügt werden können. Alle Beteiligten verfügen über den gegenwärtigen Stand und das vormals aufwendige Konsolidieren der Informationen entfällt.

Hinzu kann auch ein internes Blog-Projekt kommen. Über dieses digitale Logbuch kommunizieren Mitarbeiter zentrale Ereignisse, die jederzeit zum Abruf bereitstehen. Eine zentrale Aufgabenverwaltung gibt stets eine Übersicht aller offenen Punkte. Kollegen können Rückmeldungen, ergänzende Hinweise und zusätzliche Dateien direkt an die jeweiligen Aufgaben anhängen. Dies alles trägt dazu bei, dass der jeweils aktuelle Projektstatus von allen transparent erfasst werden kann und Inhalte nicht aus einer Vielzahl verschiedener E-Mails zusammengeführt werden müssen.

Kollaborationsplattformen ermöglichen es, Wissen innerhalb eines Projektes strukturiert abzulegen, Inhalte gezielt abzurufen und Projekte auch in verteilten Teams auf einem einheitlichen Informationsstand zu halten. Die Kommunikation in Projekten wird auf einer Plattform gebündelt und das Dursuchen des eigenen E-Mail-Postfachs nach dem aktuellen Projektstand oder Besprechungsprotokoll entfällt. So wird die Zusammenarbeit im Team effektiv unterstützt und verbessert.